Come organizzare documenti, file e cartelle nel PC in modo efficace?

Come organizzare documenti, file e cartelle nel PC in modo efficace

L’organizzazione dei documenti, dei file e delle cartelle all’interno del nostro PC può influenzare notevolmente la nostra produttività e velocità. Quanto bello è quando non devi neanche cercare un documento perché è lì dove ti aspetti che sia? Quanto tempo risparmi? Lavorare in un ambiente virtuale ordinato, per me, è come avere una scrivania con tutte le cose al proprio posto: gli strumenti di lavoro possono essere inseriti nel caos cosmico, certo, ma non lavorerai bene.

La tua vita digitale al pc non è poi così diversa da quella personale: immagina il PC come la tua casa, vorresti trovare i calzini nel cassetto delle stoviglie e il telecomando della TV in doccia? No! Ricorda, poi, che almeno 8 ore della tua giornata, in media, le passi ad un computer: tenerlo ordinato, pulito e ben archiviato ti renderà la vita più semplice.

Oggi ti racconto 4 step per fare un backup e un’archiviazione dei materiali digitali efficace e duratura nel tempo.

Ma prima di iniziare, un suggerimento importante: cambia il tuo modo di pensare e di approcciare l’ordine e l’organizzazione del tuo pc. Tante volte si trattata semplicemente di rompere una vecchia abitudine disordinata!

Facciamo ordine: partiamo dalla scrivania

Tieni pulita la scrivania del tuo computer! Come?

  • Crea delle macro cartelle con sotto cartelle
  • Crea una cartella Archivio
  • Non lasciare file svolazzanti

Le macro cartelle con le sottocartelle dovrebbero essere quelle principali, con tutte le tue attività. Possono essere, ad esempio: Università, Lavoro, Casa. Ogni sottocartella sarà dedicata ad un aspetto specifico, come:

Università>Corsi; Tasse
Lavoro>Amministrazione; Attività1
Casa>Bollette; Contratto; 730

Trovo comodo avere una macro cartella che si chiama Archivio: qui dentro metto tutti quei documenti e quei materiali “superati” (come gli screenshot, le foto, le cose che ho scaricato nel PC e che non trovano spazio nelle altre macro cartelle. Questo è importante per non avere file svolazzanti sulla scrivania/desktop: ogni singolo documento deve assolutamente trovare il suo spazio all’interno di una cartella specifica.

E per quanto riguarda lo sfondo: fai un po’ come ti trovi comoda. A me, personalmente, piace avere una foto dai colori neutri, semplici e non invasivi. Nella parte centrale dello schermo tengo le cartelle di Lavoro, sulla destra quelle di Loquacemente e sulla sinistra quelle di Casa e le vedo bene, chiare e con le descrizioni evidenti. In alternativa puoi usare dei template per gli sfondi del pc che isolano già gli spazi in cui inserire le cartelle.

Pianifichiamo: la gerarchia delle cartelle e rinominiamo

Trova un metodo univoco per rinominare le cartelle. Io, ad esempio, mi trovo bene rinominandole con AnnoMeseGiorno_Descrizione oppure Descrizione. Trova un modo di rinominare che vada bene sia per i file passati che per quelli futuri, che non ti faccia impazzire. Ad esempio, per archiviare le bollette, uso questa struttura
Casa>Bollette>Luce>2022>01>AnnoMeseGiorno_Bolletta

In questo modo, se mi serve la bolletta della luce di marzo 2020 so già dove andare, ad occhi chiusi. E non esisterà mai la possibilità che due documenti siano rinominati allo stesso modo!

Per i documenti di lavoro del blog, invece, uso questa struttura per le grafiche di Instagram
Loquacemente>Communication>Instagram>2022>01>01.01.2022
Cosa faccio? Rinomino la grafica del post con la data di uscita, così quando dovrò pubblicarlo non sbaglierò grafica. Inoltre, tengo una cartella Superati per tutte le prove grafiche che ho fatto e che poi ho bocciato, così avrò sempre uno storico di quanto fatto, se mi dovesse servire un domani.

Archiviamo: non superare la memoria

Cerca di avere un backup! Non salvare le cose in chiavette, hard disk troppo piccoli che poi puoi perdere nello zaino o nella borsa. Il backup ti può servire per diverse cose, in base al tipo di attività che fai al pc. Nel mio caso, ad esempio, tutte le foto di famiglia le ho salvate in un hard disk che non sposto mai da casa ed è ben chiuso in un cassetto. Una copia di ogni foto l’ho caricata all’interno del cloud online, Drive. Drive mi permette di avere accesso ai documenti anche dal pc, quindi se sono in coda e ho le mani libere prendo lo smartphone ed edito qualcosa! Per le attività di Loquacemente, invece, carico direttamente tutto nel Drive, tranne i post da pubblicare che tengo scaricati sul pc. E il mio backup? Lavorando su strumenti online come Canva avrò sempre accesso alle grafiche realizzate!

Ti consiglio di valutare, in base all’importanza del materiale che hai, di archiviarlo in un backup, che sia un hard disk o online. Ecco qui di seguito diversi hard disk validi per diverse esigenze:
-Se devi salvare materiali molto importanti e hai un budget di circa 100 euro scegli questo
-Se hai un budget più basso e devi archiviare documenti leggeri, prova questo

Puliamo: ogni 3-6 mesi fai pulizia

Facciamo le pulizie di primavera anche tra i file? Certo! Vedi tu ogni quanto, basta farle: cancella tutte le versioni obsolete e i materiali che non ti servono più. E ricorda di pulire anche la cartella Downloads e il Cestino! Personalmente tengo molto ordinato il pc quindi mi basta pulirlo una volta ogni 3 mesi, ma lo uso per lavoro (sia il primo lavoro, che il secondo, che il blog). Se non è in ordine è un disastro! Trova i tuoi metodi e tuoi tempi, ma puliscilo.

Hai delle difficoltà particolari a gestire l’archiviazione nel tuo pc? Scrivimi nei commenti di che problema si tratta, sarò felicissima di aiutarti!

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